Flexibilisierung von Geschäftsprozessen – die Digitale Transformation greift um sich!

26. November 2015Malte Unger

Digitalisierung ist das Trendwort der Stunde. Gemeint ist häufig die Idee, dass durch zunehmende Mobilisierung und bessere Internet-Verfügbarkeit Aufgaben und Tätigkeiten durchgängig digital – ungebunden von Ort und Zeit – erledigt werden können. Jeder kennt das Beispiel vom Kühlschrank, der eigenständig die Lebensmittel nachbestellt, die gerade ausgegangen sind. Oder wer würde sich nicht wünschen, dass sich die Autoversicherung automatisch an das Fahrverhalten anpasst?

Interessant ist an dieser Stelle ein Blick auf die Umsetzung in die Realität. Innovative oder disruptive (engl. spaltend oder zerstörend) Ideen wirken auf etablierte Geschäftsmodelle und verändern Wertschöpfungsketten auf allen Stufen. Systembrüche müssen reduziert, Schnittstellen zu Lieferanten sowie Kunden etabliert und Routinen weiter automatisiert werden. Das bedeutet auch, dass mehr Expertenwissen nötig ist, um diese Ideen zu realisieren. Neben dem Produktspezialisten, der das Fachwissen besitzt und dem Management, das alle prozessualen Vorgänge steuert, wird auch der IT-Experte für die systemseitige Unterstützung benötigt.

Stark und schwach strukturierte Arbeitsabläufe

Zusätzlich zur steigenden Anzahl von Experten und ihren Wissensgebieten, wächst auch die Anzahl und Arten von Prozessen, die digitalisiert werden müssen. Hierbei unterscheidet man in stark und schwach strukturierte Arbeitsabläufe. Die Art der stark strukturierten Prozesse zeichnet sich durch ihre Kontinuität und Definierbarkeit aus. Sie beinhaltet wenige Ausnahmefälle und lässt sich so kosteneffizient und standardisiert wiederholen. IT-Systeme unterstützen solche Prozessarten bereits in vielen Anwendungsgebieten, z.B. in der Rechnungserstellung oder bei Geldautomaten. Die Kehrseite der Eigenschaften ist, dass auch die Freiheitsgrade innerhalb dieser stark strukturierten Prozesse naturgemäß sehr eingeschränkt sind. Wenn einzelne Arbeitsschritte und ihre Reihenfolge genau definiert werden, lässt sich nicht davon systemunterstützt abweichen. Genau an dieser Stelle treffen die Digitalisierungsambitionen auf Schwierigkeiten. Dem Anspruch einer durchgängig digitalisierten betrieblichen Wertschöpfung wird man nur gerecht, wenn auch flexible und schwach strukturierte Prozesse betrachtet werden.

Je nach Branche und Unternehmensgröße wird von einem Anteil von 20-50%[1] schwach strukturierter Prozesse in Unternehmen ausgegangen. Diese Prozesse sind gekennzeichnet durch lose verknüpfte Aktivitäten, d.h. eine feste Bearbeitungsreihenfolge wird bewusst vermieden, um hohe Freiheitsgrade für den Prozessausführenden bereitzustellen. Diese Flexibilität ermöglicht die Erreichbarkeit des Prozessziels auch unter sich verändernden Rahmenbedingungen. In der Realität werden solche Prozesse fast ausschließlich manuell (und auch analog) von Fachexperten bearbeitet. Finanzprodukte werden in Banken manuell evaluiert, wenn automatische Genehmigungsprozesse Probleme melden. Rechnungsbeschwerden im Energiesektor werden von 2nd-Levelsupport-Mitarbeitern bearbeitet. Die Behandlung eines Patienten beim Arzt; all diese Prozesse sind schwach strukturiert: Sie benötigen Flexibilität und menschliche Entscheidungen aufgrund ihres teilweise individuellen Fallcharakters und eine Vielzahl von IT-Systemen für ihre Umsetzung.

Strukturierte Geschäftsprozesse konsequent betrachten

Um eine durchgängige Digitalisierung zu erreichen und die daraus resultierenden Vorteile, wie Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung, zu verwirklichen, müssen auch schwach strukturierte Geschäftsprozesse konsequent betrachtet werden. Hierfür ist das Überwinden von Systembrüchen höchstes Gebot. Erreicht wird dies durch die Integration unterschiedlicher Systeme, die Eliminierung von „offline“-Prozessschritten und das Nutzen von Business-Process-Management-Systemen (BPMS), welche flexible Geschäftsprozesse unterstützen.

Um diese Maßnahmen erfolgreich im Unternehmen anzuwenden, ist allerdings im Vorhinein eine gründliche Evaluierung der Prozess- und Systemlandschaft notwendig. Ziel muss die Ermittlung der schwach strukturierten Arbeitsabläufe, Schnittstellen und Kommunikationswege sein. Dazu bedarf es der gemeinsamen Analyse von Management, Produktexperten und IT-Verantwortlichen. adesso nutzt in diesem Zusammenhang die Methode des Interaction Rooms. In einem physisch begehbaren Raum mit Whiteboards und Touchscreens erarbeiten die Teilnehmer ihre unterschiedlichen Perspektiven, visualisieren diese und schaffen so ein gemeinsames Verständnis für den Sachverhalt. Auf eine formale Modellierungssprache wird zunächst verzichtet, um die aktive Mitarbeit aller Teilnehmer zu gewährleisten. Speziell geschulte Coaches stellen sicher, dass ein vollständiges und konsistentes Bild der Prozesslandschaft mit ihren unterschiedlichen Strukturierungsgraden entsteht. In der anschließenden Analysephase wird die Aufbereitung der Ergebnisse von Digital-Business- und Digital-Technology-Experten vorgenommen. Ziel ist dabei, die Ableitung von konkreten Maßnahmen, die die unternehmensspezifischen Umstände berücksichtigen. Diese Maßnahmen werden dann in der anschließenden Workshop-Phase mit den Teilnehmern evaluiert und es wird ein Umsetzungsplan entwickelt.

Simon Grapenthin (CEO Interaction Room GmbH) und Malte Unger

Weitere Informationen zum Interaction Room

Der Interaction Room mit seinen unterschiedlichen Schwerpunkten kann in verschiedenen Projektphasen bei der Digitalisierung von flexiblen Geschäftsprozessen unterstützen:

Durch den „Interaction Room for Digitalization Strategy Development“ können in oben beschriebener Weise schwach strukturierte Prozesse identifiziert werden und Maßnahmen zu deren durchgängigen Digitalisierung getroffen werden. Im „Interaction Room for Project Scoping“ rückt daraufhin das konkrete Umsetzungsprojekt zur schlanken Einführung von z.B. einem BPMS, welches alle unternehmensrelevanten Prozesse ausführt, in den Fokus.

Haben Sie Ihre Prozesse bereits digitalisiert oder weitere Fragen dazu? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

[1] Bartmann, Dieter, et al. „Matthias Kurz Christian Herrmann Adaptive Case Management–Anwendung des Business Process Management 2.0-Konzepts auf wissensintensive schwach strukturierte.“

Malte Unger Malte Unger ist Berater bei adesso und berät Kunden aus diversen Branchen in den Themenbereichen BPM, ACM und Requirements Engineering. Wissensintensive Geschäftsprozesse bilden hierbei seinen Schwerpunkt. Kontakt: malte.unger@adesso.de.
Artikel bewerten:
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...

Kommentar hinzufügen:

Ihr Kommentar: