Verkehrsregeln für IT-Projekte

Wie halte ich mein Projekt auf der richtigen Spur? - Ein pragmatischer Blick auf die Gemeinsamkeiten von Straßenverkehr und IT-Projektgeschäft – Teil 1

3. Juli 2014Stephan Thies

Wenn ein Projekt erst einmal ins Schlingern gerät, endet es häufig als Unfall. Wie im Straßenverkehr kommt es dann häufig dazu, dass Beteiligte und häufig auch Unbeteiligte zu Schaden kommen. Es gibt jedoch, genau wie im Straßenverkehr, auch im Projektalltag kleine und große Helfer und Regeln die dafür sorgen, dass ein Projekt auf der Straße bleibt.

„Wohin geht die Reise?“

Ein ganz wichtiger Punkt vor dem Start ist die frühzeitige Routenplanung, denn ohne zu wissen, was mein Ziel ist und wie ich es erreichen möchte, bin ich nicht startklar. So verhält es sich auch im Projektumfeld. In vielen Unternehmen passiert es, dass Projekte häufig adhoc gestartet werden oder lange in frühen Phasen in den Fachabteilungen schlummern und plötzlich forciert werden. Dies führt dazu, dass die beteiligten IT-Abteilungen häufig überrannt werden. Fast immer sind die Fachabteilungen die Auslöser für IT-Projekte und dann entfällt hier in vielen Fällen die frühzeitige Einbindung der essentiellen IT-Ressourcen. Sobald diese dann zwingend benötigt werden, steht das Projekt häufig still, da diese Kollegen nicht sofort verfügbar sind und die neuen Projekte nicht entsprechend in die Planungen einbezogen worden sind.

Hilfe für die optimale Routenplanung kann häufig durch explizite Stellen geschaffen werden, die bei der Anforderungsanalyse unterstützen und als Speerspitze der IT-Organisation zu verstehen sind. Es hat sich in vielen Fällen bewährt, Kapazitäten für die frühzeitige Erfassung von Anforderungen aufzubauen. Dies können tatsächlich ausgebildete Requirements Engineers sein, oder aber IT- / Business Consultants mit einem fachlichen Fokus innerhalb der IT-Bereiche. Diese Kollegen können den Fachbereichen auch schon in frühen Phasen eines Projekts zur Seite stehen, um Projektanträge und erste Schätzungen schon von Seiten der IT zu verifizieren. Dies führt zu einer beachtlichen Verbesserung der Schätzgenauigkeit und zu einer realistischeren Machbarkeitsabschätzung.

„Achtung von rechts kommt einer!“

Genau wie wir im Straßenverkehr meist nicht allein unterwegs sind, so ist es auch für Projekte fast immer der Fall, dass diese sich in einem Projektportfolio bewegen. Da man sich aus der Position eines Portfolio-Verantwortlichen häufig nicht um die dedizierte Routenplanung eines Projektes kümmern kann, sollte man zumindest Leitplanken definieren, in denen sich diese bewegen können. Wenn wir das Portfoliomanagement betrachten, sehen wir, dass ein gut aufgestelltes Projekt Management Office (PMO) hierbei immens unterstützen kann. Es pflegt die Beziehungen und verhindert langwierige Grabenkämpfe zwischen verschiedenen Projekten. Mit einem frühzeitigen Warnsystem ausgestattet, ist ein PMO in der Lage, die verschiedenen Projekte in allen Projektphasen im Überblick zu haben. Er agiert wie ein Verkehrspolizist und ist als Vermittler unterwegs, verteilt aber ab und zu auch mal einen Strafzettel.

„Sind wir bald da? Wo sind wir denn?“

Wenn ein Projekt erst einmal auf dem Weg gebracht wurde, ist es später umso wichtiger zu wissen, wo es sich auf der Strecke gerade befindet. Genau wie im Auto kommt es dann zu Diskussionen mit den Beifahrern über den zu wählenden Weg oder die richtige Ausfahrt. Im Projektgeschäft sind dies häufig Diskussionen über die Bewertung des Status im Projekt oder dessen Priorisierung. Für eine Bewertung der aktuellen Lage eines Projekts müssen seitens des PMO natürlich Vorgaben erarbeitet werden, auf deren Grundlage eine solche Bewertung vorgenommen werden kann. Hierzu empfiehlt es sich, eine stringente Projektmanagementmethode zu entwickeln, um Projekte dazu zu verpflichten, bestimmte Liefergegenstände zu festgelegten Zeitpunkten zu erbringen.

Welche Methode wir bei adesso nutzen und empfehlen, um in der Spur zu bleiben und wie wir Schlaglöchern ausweichen und Staus vermeiden, erfahren Sie im zweiten Teil der Verkehrsregeln für IT-Projekte.

Stephan Thies Stephan Thies arbeitet bei adesso in der LoB Utilities. Er begleitet seit Jahren große IT-Projekte im SAP-Umfeld bei führenden Energieversorgern und unterstützt Kunden beim Aufbau von Projektorganisationen. Neben seiner Projekterfahrung ist er vom PMI® zertifizierter Project Management Professional (PMP®).
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