Social Enterprise mit SharePoint

14. März 2013Marcus Peters

Motivatoren und Herausforderungen

In letzter Zeit erfährt das Thema Enterprise 2.0 so etwas wie eine Renaissance. Nahezu alle Hersteller für Unternehmensportale werben mit sozialen Funktionen. In vielen Projekten mit Intranet-Bezug werden derartige Features nachgefragt. Allerdings ist nicht immer klar, wie Enterprise Social Plattformen sinnvoll eingesetzt werden. Höchste Zeit also, sich mit dem Thema auseinander zu setzen.

Warum überhaupt Social? Diese Frage ist sicher berechtigt, da Werkzeuge, die derartige Anforderungen umsetzen, Kosten erzeugen, die wiederum gerechtfertigt werden sollten.

Im Wesentlichen findet man in der aktuellen Literatur zwei Motivatoren für Aktivitäten mit Social-Plattformen: Steigerung der Mitarbeiterbindung und effizienteres Arbeiten durch IT-gestützte Kollaboration.

Förderung der Mitarbeiterbindung

In Zeiten des Fachkräftemangels ist Human Capital ein rares Gut, welches an das Unternehmen gebunden werden sollte. Allerdings ist dies nicht das einzige Argument für ein Unternehmen, Mitarbeiter an sich zu binden. Vielmehr sind dem Unternehmen verbundene Mitarbeiter motivierter, sie leisten mehr und bringen sich kreativ ein. Dies stellt einen echten Wert für das Unternehmen dar. Abbildung 1 zeigt die Dimensionen der Mitarbeiterbindung. Die rationalen und motivatorischen Dimensionen sind hierbei das Maß für das Verständnis der Rolle und Aufgaben im Betrieb sowie die Motivation, diese auszufüllen. Die für die Bindung an das Unternehmen wichtige emotionale Dimension ist hierbei häufig in Abhängigkeit zu den erstgenannten ausgeprägt.

Abbildung 1: Dimensionen & Stufen der Mitarbeiterbindung

Insgesamt führen die Ausprägungen der Dimensionen zum Grad der Mitarbeiterbindung.

Mitarbeiterbindung und IT-Systeme   

Enterprise Social Plattformen eignen sich gut für die Förderung der Mitarbeiterbindung. Besonders Effekte, die sich aus der Zusammenarbeit mit Kollegen ergeben, sind förderlich. Teamarbeit ist ein großer Motivator für das Einbringen der Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang sind auch Wissenstransfer und Weiterentwicklung zu nennen. Kollegen lernen gern von und miteinander, dies wird typischerweise über „Community-Sites“ und Teamräume erreicht. Aber auch die prominente Darstellung der Wissensträger fördert die Motivation und dient als Entwicklungsziel für die anderen Kollegen im Team.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Eng verzahnt mit Funktionalitäten für Kollaboration, sind Enterprise Social Plattformen wie SharePoint förderlich für eine effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen. Ist das Intranet als Arbeitsplatz etabliert, kann durch gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten die Teamarbeit gefördert werden und zugleich die Erstellung effizienter ablaufen. Werden zusätzlich weitere Kanäle zur Kommunikation beim gemeinsamen Arbeiten angeboten bringt dies zusätzliche Geschwindigkeitsvorteile. Im Falle von SharePoint geschieht dies durch die Integration von Lync-Server. Weitere Möglichkeiten sind durch eine sinnvolle Strukturierung der Informationen über Metadaten gegeben, die einen themenbasierten Zugriff erlauben und auch in die Suche einbezogen werden können. Abbildung 2 zeigt weitere Beispiele für die verbesserte Zusammenarbeit mit SharePoint über die Suchmaschine (Expertensuche, o.ä.) und das Kennzeichnen von wichtigen Inhalten durch die Benutzer.

Abbildung 2: Schneller zur Information durch Verzahnung von Social mit Kollaboration

Best Practices für ein Intranet mit SharePoint

Durch den Einsatz von Enterprise Social Features in Kombination mit Funktionen für die Zusammenarbeit können Mitarbeiter weiter an das Unternehmen gebunden werden und effektiver Arbeitsergebnisse erzielen. Dies stützt den gängigen Ansatz „Intranet als Werkzeug“ von Enterprise 2.0..

Um aus dem Intranet ein Werkzeug zu machen, sollte für dessen Basis eine geeignete Informationsarchitektur erarbeitet werden, bei der der Zusammenhang Benutzer, Inhalte und Anwendungskontext aus verschiedenen Blickwinkeln einfließt.

Wird dieser Ansatz verfolgt bietet SharePoint über die Verwendung von Metadaten und Inhaltsaggregation reichhaltige Möglichkeiten, die Inhalte zu verteilen und sie auf verschiedenen Wegen zugänglich zu machen. Dokumente, die mit dem Metadatum „Antrag“ versehen sind, können so an anderer Stelle aus sämtlichen Strukturen zusammengeführt werden. Dem Benutzer steht dann der Zugriff auf diese Inhalte über die Verwendung der Navigation, eine thematischen Listung oder die Suchmaschine zur Verfügung. Abbildung 3 zeigt dies anhand eines Beispiels, bei dem die Formulare über die Top-Navigation zugreifbar sind obwohl die Ablage in den Unterseiten der Organisationseinheiten erfolgt.

Abbildung 3: Beispielhafte Inhaltsstruktur nach „User Centric Design“

Social mit SharePoint

Microsoft hat mit der Version 2013 in Bezug auf Social-Funktionen deutlich nachgelegt. Musste in den Vorgängerversionen auf Drittprodukte zurückgegriffen werden, so ist die aktuelle Version mit guten Features ausgestattet. Neben den oben genannten wichtigen Funktionen für Social Enterprise, ist insbesondere die enge Verzahnung mit Kollaboration-Funktionen und die Unterstützung von Office eine große Stärke.

Im Zentrum des Miteinanders steht für den Benutzer ein sogenannter Newsfeed, der die verschiedenen Neuigkeiten von Benutzern und dem System konsolidiert darstellt und somit sicherstellt, dass das Wesentliche nicht aus den Augen verloren wird. Abbildung 4 zeigt als Beispiel einen Arbeitsraum im Portal für ein Projektteam. Hier wird der Newsfeed für das Team dargestellt.

Abbildung 4: Ein Projektraum mit SharePoint 2013

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Enterprise Social Plattformen gesammelt oder Fragen dazu? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Marcus Peters Marcus Peters kennt .NET seit der ersten Stunde und ist bekennender SharePoint-Fan. Er verantwortet in einem Competence Center bei adesso die Umsetzung von Business-Applikationen auf der SharePoint-Plattform. Sie erreichen ihn unter marcus.peters@adesso.de.
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Kommentare

Joerg Grave 30. März 2013 Website des Autors

Hallo Marcus Peters,

Ein sehr gelungener Beitrag zum Thema Social Enterprise im Unternehmen –
Vielleicht hilft er dabei, diesem Thema mehr Gewicht zu verleihen.

Schöne Ostertage

Joerg

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