Planning Pattern I – Planen für den Flow

5. Februar 2015Gerrit Beine

In dieser Artikelreihe möchte ich einige Pattern vorstellen, die agilen Teams helfen können, die Ergebnisse ihrer Sprint Plannings zu optimieren. Die meisten der Pattern sind bei der Arbeit mit Scrum Teams entstanden, sie lassen sich aber auch gut für Extreme Programming oder Kanban adaptieren.

Vor einigen Jahren kam ich als neuer Scrum Master zu einem Team, das schon eine geraume Weile zusammenarbeitete. Das Team arbeitete mit 2-Wochen-Sprints, hatte ein dreispaltiges Scrum Board – also auf den ersten Blick nichts Außergewöhnliches. Allerdings hatte das Team in den letzten drei Sprints sein Commitment nicht geschafft. Was mich erstaunte, denn die Aufgaben erschienen mir durchaus im Bereich des Machbaren und das Team war fit.

2015 Planning Pattern IAls neuer Scrum Master halte ich mich immer erst mal mit Kommentaren zurück und beobachte viel. Beim Sprint Planning war ich dann erstaunt, dass das Team fast einen ganzen Tag dafür aufwendete und am Ende lediglich 20 Tasks am Scrum Board klebten. Ich fragte das Team also, ob sie sich sicher seien, dass das so ok war. Das Team fand es so ok. Es kam, wie es kommen musste – der Sprint lief schief, weil sich die Teammitglieder die ganze Zeit nur gegenseitig auf den Füßen standen und Tasks ewig „In Progress“ waren.

In einer Retrospektive konfrontierte ich das Team mit der Idee, dass ein Task nicht länger als einen Tag dauern sollte. Diese Idee kommt ja nicht von ungefähr, sie ist der Garant für einen guten Flow während des Sprints. Wir diskutierten eine ganze Weile darüber und schließlich kam eine recht interessante Betrachtung dabei heraus:

  • 1 Task <= 1 Tag
  • 1 Sprint = 10 Tage
  • 1 Team = 7 Personen
  • 1 Person benötigt >=10 Tasks (folgt aus (1) & (2))
  • 7 Personen benötigen >=70 Tasks (folgt aus (3) & (4))

Eines der Teammitglieder war Physiker und konnte das auf diese Weise kompakt zusammenfassen. Ein Team mit sieben Personen benötigt für einen 2-Wochen-Sprint mit 10 Arbeitstagen mindestens 70 Tasks am Scrum Board, um sicherzustellen, dass ein Task nicht mehr als einen Tag in Anspruch nimmt.

Diese Erkenntnis ist auch bereits das erste Planning Pattern:

Schneide die Tasks so, dass ihre Anzahl mindestens der Anzahl der Arbeitstage im Sprint multipliziert mit der Anzahl der Teammitglieder entspricht.

2015 Planning Pattern 2Das Team nahm die Herausforderung an und beim nächsten Planning befanden sich statt 20 plötzlich fast 200 Tasks auf dem Scrum Board. Nach einer Weile hat sich die Menge der Tasks auf 90 bis 120 Tasks pro Sprint eingependelt.

Die kleinen Aufgaben führten zu einer sehr entspannten und kontinuierlichen Abarbeitung während des Sprints – das Team hatte seinen Flow gefunden. Ein angenehmer Nebeneffekt war, dass das Sprint Planning sich drastisch verkürzte.

Haben Sie ein Patentrezept? Wie optimieren Sie die Ergebnisse Ihrer Sprint Plannings? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

 

Gerrit Beine Gerrit Beine ist Managing Consultant bei adesso. Seit 1998 unterstützt er Unternehmen in den Bereichen Software Architektur und Agile Methoden. Mit diesen Schwerpunkten ist er regelmäßig als Sprecher auf Konferenzen und hält Vorlesungen an verschiedenen Hochschulen. Er ist außerdem Autor der Kolumne "Meditations on Agile" und reflektiert über das Thema Agilität.
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