Mobile Workforce

Mit einer mobilen Anwendung allen Mitarbeitern sicheren Zugang zu relevanten Daten und Prozessen geben.

11. Juni 2015Jan Klode

Warum mobile?! Diese Frage stellen sich seit vielen Jahren Unternehmen mit Blick auf ihre Daten und Prozesse. Und obwohl sich auch immer wieder Beispiele überflüssiger Mobilisierung finden lassen, macht es doch in den meisten Fällen Sinn, sich damit auseinander zu setzen. Gründe dafür können sein:

  • Mobilisierung ist kein „nice to have” mehr – sondern ein „essential”
    Vor einigen Jahren galten mobile Angebote als Alleinstellungsmerkmal, man konnte damit positiv aus der Masse hervorstechen. Heute ist dieser Effekt vorüber bzw. verhält sich teilweise bereits umgekehrt: ohne mobile Angebote fällt man negativ auf und gilt als rückständig.
  • Mobile Endgeräte sind in der Breite verfügbar
    Für jede Anforderung bietet der Markt passende Endgeräte: eine Vielzahl an Größen, Sonderfunktionen (z.B. besonders Widerstandsfähig oder lange Akkulaufzeiten) stehen zur Auswahl
  • Potential zur Steigerung von Effektivität und Effizienz von Prozessen
    Selbsterklärende, prozessorientierte und leichtgewichtige Abbildungen von Abläufen, unter Vermeidung von Medienbrüchen, versprechen eine unmittelbare Verbesserung von Effektivität und Effizienz
  • Private Nutzung „überholt” IT
    Ob Mitarbeiter oder Kunde: Jeder nutzt privat mindestens ein mobiles Endgerät. Dagegen bietet die Arbeitswelt häufig ein deutlich weniger modernes Umfeld.

Schafft man es hier, seinen Mitarbeitern ein geeignetes Maß an mobiler Nutzung zu ermöglichen, können sich daraus einige interessante Vorteile ergeben:

  • Steigerung der Akzeptanz und Zufriedenheit von Anwendern
  • Verbesserte Datenerfassung (Qualität, Aktualität)
  • Zugriff auf aktuelle Informationen (z.B. Kontaktinformationen, letzte Aktivitäten, offene Aufgaben, aktuelle Leads…)
  • Verbesserung der Produktivität

 

Prozesse unterwegs

Dabei ist besonders darauf zu achten, dass etablierte Prozesse nicht unverändert auf mobile Endgeräte übertragen werden können. Der Grund hierfür liegt neben dem kleineren Formfaktor insbesondere im grundlegend unterschiedlichen Nutzungsverhalten:
Vor allem bei Smartphones hat man es meist mit einer eventbasierten (Push-Benachrichtigung) Interaktion zu tun, bei der dedizierte Aktivitäten mit einer sehr kurzen Aufmerksamkeitspanne ausgeführt werden.
Ein Beispiel hierfür ist ein klassischer Genehmigungsprozess, bei dem eine Anfrage eingeht, die gesichtet, entschieden/verschoben und anschließend weitestgehend vergessen wird. Die durchschnittliche Dauer von Interaktionen dieser Art liegt bei Smartphones bei gerade einmal einer Minute. Selten befindet man sich dabei im Büro und ist ungestört. Vielmehr ist man mitten im Berufsalltag unterwegs und beliebigen Unterbrechungen ausgesetzt. Im Vergleich dazu wird ein klassischer Desktop PC hochgefahren und anstehende Aufgaben in einer konstanten Umgebung mit wenigen Unterbrechungen und in einem wesentlich größeren Zeitrahmen bearbeitet.

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Integration auf Prozessebene

Wurde das geänderte Nutzungsverhalten analysiert und die Interaktion mit dem mobilen Anwender verstanden, erschließt sich für viele Unternehmen eine weitere Herausforderung: Backend-Systeme müssen prozessorientiert integriert und mobilisiert werden.
Um z.B. eine Angebotsfreigabe zu realisieren, möchte man Kundeninformationen (aus einem CRM) mit Informationen zu offenen Rechnungen (aus ERP) mit dem eigentlichen Angebotsdokument (aus DMS) zusammenführen, um eine Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Ein mobiler Nutzer kann und möchte nicht nacheinander alle drei Systeme aufrufen, um schließlich über eine Freigabe zu entscheiden.

Sitrion ONE

Zusammen mit dem Partner Sitrion bietet adesso seinen Kunden eine flexible Mobilisierungslösung an, bei der die zuvor genannten Aspekte Berücksichtigung finden. Das Produkt „Sitrion ONE“ wird über eine Cross Platform App verwendet, die in jedem App Store zu finden ist. Diese native App dient als „Hülse“ für folgende Module:

  • Notification Hub: hier erscheinen Push-Nachrichten und kurze Informationen
  • Task Area: der Bereich bietet Aufgabenkacheln mit Interaktionsmöglichkeit (z.B. Genehmigung)
  • Microapps: eine rollenbasierte Auswahl an kleinen Apps, z.B. für Urlaubsanträge. Diese Apps werden im Visual Studio entwickelt und ohne komplizierten Rollout-Prozess innerhalb von Sitrion ONE angezeigt.2

 

Besonderes Augenmerk liegt auf der Middleware der Lösung. Das Herzstück bildet hierbei der „Hub“, der im Rechenzentrum eines Unternehmens installiert und über vorgefertigte Konnektoren Verbindung zu den Umsystemen aufnimmt. Der Hub ist in der Lage, die konsolidierten Informationen aus unterschiedlichen Systemen über eine gesicherte Cloud-Verbindung dem mobilen Frontend verfügbar zu machen. So können Microapps entwickelt werden, die systemübergreifend Informationen und Prozesse mobilisieren.
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Zur Veranschaulichung wurde auf dem diesjährigen MBUF Jahreskongress die Mobilisierung eines Leadprozesses mit Dynamics CRM demonstriert. Der Umsetzungsaufwand für das Szenario war dabei mit unter einem Tag sehr gering und schafft trotzdem eine prozessorientiere Integration zwischen Innen- und Außendienst. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

 

  • Der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst nutzt seine Microapp „My CRM“ zur Leaderfassung auf einem beliebigen Endgerät.
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  • Der Lead wird in Dynamics CRM gespeichert. Im Innendienst folgt die Qualifizierung des Leads und eine Verkaufschance wird angelegt.
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  • Per Push-Benachrichtigung erfährt der Vertriebsmitarbeiter, dass seine Verkaufschance angelegt wurde. Öffnet er die Sitrion ONE App erhält er über seinen Notification Hub eine Kachel mit allen wichtigen Informationen zur neu erstellten Verkaufschance.
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Zusammenfassung

Durch den Vortrag und die zugehörige Demo sollten die besonderen Vorteile der Lösung „Sitrion ONE“ dargestellt werden. Dazu gehört, dass mit einer App alle relevanten Use Cases abgebildet werden können. Diese Use Cases setzen sich dabei aus Workflows, Kommunikation, Dateneingabe und –Abfrage zusammen. Dabei werden mehrere Systeme integriert, ohne dass der Anwender sich mit einem oftmals heterogenen Backend auseinandersetzen muss. Soll eine Anpassung an einer Microapp erfolgen oder vollständig neue Anwendungen bereitgestellt werden, kann die mit geringem Aufwand durch den Editor innerhalb von Visual Studio erfolgen. Die Anwender verwenden dabei eine Cross Platform App, die unkompliziert in jedem App Store heruntergeladen und über den Firmen Account genutzt werden kann (BYOD).

Die schnelle Bereitstellung einer solchen Lösung zusammen mit den geringen TCO, ermöglicht eine Evaluierung völlig unterschiedlicher mobiler Use Cases. Vertriebsprozess, Antragswesen, Freigabe von Reisekosten und Urlauben, Ideenwettbewerbe – oder eine schnelle Information aller Mitarbeiter…Welche Themen warten bei Ihnen auf eine Mobilisierung? Diskutieren Sie gerne mit!

 

Jan Klode Jan Klode arbeitet als Teamleiter im Microsoft Bereich der adesso AG in Köln. Dabei liegt sein Fokus seit mehreren Jahren auf den Schwerpunkten Microsoft Dynamics CRM sowie der Mobilisierung von Fachprozessen.
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