Fit für SEPA?

Der Countdown läuft – Teil 1

27. März 2013Hans von Mühlen

Mittlerweile dürfte es bei den meisten klingeln, wenn das Stichwort SEPA fällt: In weniger als einem Jahr sind Zahlungen nach den neuen Regeln des Einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums abzuwickeln. IBAN und BIC lösen Kontonummer und Bankleitzahl ab und Datenleitungen transportieren dann XML, anstelle der guten alten DTA-Dateien. Vor allem bei Lastschriftverfahren werden diese Veränderungen zu spüren sein.

Was von der EU als Erleichterung gedacht ist und sich so einfach anhört, ist für viele Unternehmen zunächst einmal eine Belastung: Die Stammdaten der Kunden müssen umgestellt werden, damit Bankverbindungen weiter funktionieren. Es muss unter anderem sichergestellt sein, dass bestehende Einzugsermächtigungen weiterhin gültig bleiben und künftig richtig abgewickelt werden. Systeme müssen angepasst und Kunden gut informiert werden,…

Und das alles bis zum gesetzlich vorgeschriebenen Termin, dem 1. Februar 2014. Für Umstellungen bleibt also nicht mehr viel Zeit und trotzdem beobachten wir in einigen Bereichen noch eine trügerische Stille. Denn viele Beteiligte scheinen noch nicht ausreichend mit dem Thema vertraut zu sein. Das betrifft nicht nur Privatpersonen und kleine Unternehmer, sondern auch Mitarbeiter mittelständischer und größerer Unternehmen, die auf einen reibungslosen Zahlungsverkehr angewiesen sind – teilweise sogar Banken und Finanzdienstleister selbst.

Als IT-Dienstleister erleben wir durch unsere vielfältigen Projekte ganz unterschiedliche Blickwinkel und Herausforderungen entlang der Kette der Beteiligten. Neben den immer gleich lautenden Fragen „Reicht die Zeit, um alles bis zum nächsten Termin umzusetzen?“ und „Wie lässt sich sicherstellen, dass alles abgedeckt ist?“ sprießen derzeit Checklisten wie Pilze aus dem Boden. Was müssen die unterschiedlichen Player beachten, um optimal auf den 1. Februar 2014 vorbereitet zu sein?

Mit einer Artikelserie zum Thema SEPA möchten wir einen Überblick geben und auf die noch bevorstehen Herausforderungen aufmerksam machen.

Wie fit sind Sie für SEPA?

SEPA scheint in erster Linie ein organisatorisches Problem zu sein. Für die Unternehmen liefert SEPA keinen Geschäftsfall und daher auch keinen direkten Gewinn. In großen Firmen fehlt zudem eine zentrale Koordinationsstelle für die Umstellung. Manche kleinen Unternehmen haben das Thema gar nicht oder nur nebensächlich auf der Liste. Deshalb wird versucht, die nötigen Umstellungen mit geringstmöglichen Änderungen an den bestehenden Systemen vorzunehmen. Dass dieser Anspruch jedoch mit wenig Aufwand erfolgen kann, ist eine Fehleinschätzung, die den Unternehmen sehr bald bewusst sein wird. Wir rechnen damit, dass unsere Kunden kurzfristig Bedarf für Unterstützung anmelden werden, um fit für SEPA zu sein.

Banken und Finanzdienstleister: Zahnradwechsel am laufenden Getriebe

Banken wickeln Zahlungsaufträge im Hintergrund ab. Dem Verbraucher bleibt das meiste verborgen. Was in ihren eigenen Systemen läuft, dürfen Banken weitestgehend selbst bestimmten. Das Einreichen von Zahlungsaufträgen und der Zahlungsabgleich zwischen verschiedenen Banken (elektronischer Zahlungsverkehr, Clearing, Settlement) muss allerdings künftig nach den neuen Rule Books des EPC (European Payment Council) erfolgen. Als IT’ler sehen wir das sehr deutlich an den Dateiformaten: das gute alte DTA muss den neuen UNIFI-Formaten weichen. XML macht sich breit. Auch einige Prozesse ändern sich grundlegend. Das Thema Lastschrift sticht dabei besonders hervor. Die Termine stehen fest und sind verbindlich. Wer die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt, muss mit Bußgeldern rechnen und mit Reputationsverlusten.

Banken sind dabei nicht nur reine Zahlungsabwickler, sie müssen auch dafür sorgen, dass ihre eigenen Produkte weiterhin funktionieren. Rateneinzüge für Sparverträge müssen ohne Unterbrechung weiterlaufen und wer sein Konto auflöst, darf hierzulande künftig eine IBAN und damit also auch ein nicht-deutsches Konto angeben. Banken müssen sich genau wie Geschäftskunden dabei auch selbst um die Verwaltung von Lastschrift-Mandaten kümmern.

Auch hinsichtlich der Zusammenarbeit mit Payment Service Providern (PSP) wird sich etwas ändern, wenn künftig der einfache Bankeinzug nicht mehr möglich ist. PSP wie zum Beispiel PayPal bieten bequeme Verfahren zwischen Banken und Kunden im Online-Handel an. Wird es den Bankeinzug dann in gewohnter Form nicht mehr geben? Der Schaden ist unklar, da die Auswirkungen für alle gleich sind.

Der Bankbetrieb darf unter diesen Umstellungen natürlich nicht leiden. Für Banken und Finanzdienstleister stellt sich also die Herausforderung, ihre Systeme im laufenden Betrieb umzustellen. Da gilt es zum einen, den guten Ruf zu wahren, aber auch die Risiken wie gewohnt im Griff zu behalten. Banken achten dabei vor allem darauf, dass die gesetzlichen Anforderungen beispielsweise für alle Kundenkanäle abgedeckt sind, Vertragsformulare korrekt angedruckt und Daten vollständig und richtig für den Zahlungsverkehr über die Systemschnittstellen erfasst werden.

Nach unseren Beobachtungen und Erfahrungen in der Abwicklung von IT-Projekten empfehlen wir großen Unternehmen, eine zentrale Koordinationsstelle einzurichten, die alle Beteiligten verpflichtet, regelmäßig zu berichten, insbesondere dann, wenn Entscheidungen drohen verschleppt zu werden. Von zentraler Stelle aus sollten die Beteiligten im Gegenzug regelmäßig und aktiv über Fortschritte und Neuigkeiten informiert werden. Unserer Erfahrung nach kann es leicht passieren, dass in großen Organisationen Aktionen unter dem Radar einer Programm- oder Unternehmensleitung laufen, Arbeit doppelt gemacht wird, oder dass Besprechungen zu häufig mit vielen Klärungsaufträgen und wenigen Entscheidungen wiederholt werden. Das verzögert die SEPA-Umstellung unnötig.

Firmenkunden: Last Minute Check für Unternehmen

Bei kleineren Firmen ohne eigene Rechtsabteilung kann es sogar vorkommen, dass das Thema SEPA gänzlich unbeachtet bleibt oder in den Papierstapeln verschwindet und erst in letzter Sekunde oder zu spät auf den Plan rückt. Kleine Unternehmen sollten dem Thema daher schon jetzt höhere Aufmerksamkeit schenken und intensivere Beratung beispielsweise durch ihre Hausbanken und Rechtsberater in Anspruch zu nehmen.

Mittlere und große Unternehmen haben SEPA auf dem Schirm. Das bedeutet aber nicht immer, dass sie optimal vorbereitet sind: SEPA ist den Mitarbeitern aus Fach- und Technikabteilungen meistens zwar inhaltlich klar, jedoch ist das Thema besonders in großen Unternehmen eine organisatorisch Herausforderung der besonderen Art. Wie schon anfangs erwähnt, kostet SEPA erst mal und bringt keinen unmittelbar sichtbaren Mehrwert. Das Management neigt daher eher zur Minimalbeauftragung, wenn es um die Umstellung der Systeme und die dazugehörige Beratung geht.

Wie kommt man mit möglichst wenig Aufwand zum Ziel, ohne bestehende Produkte und Prozesse zu beeinträchtigen? Da das Thema so vielschichtig ist und sich über verschiedene Geschäftsprozesse erstreckt, fällt es den meisten Unternehmen schwer, einen Minimalanspruch überhaupt zu definieren. Das erfordert Abstimmung und kann mitunter dazu führen, dass letztlich aufwändige Verrenkungen nötig sind. Allein schon die Diskussion darüber, was der Weg mit den geringsten Änderungen ist, schluckt Ressourcen. Wie bereits erwähnt, sind wir aufgrund unserer bisherigen Beobachtungen überzeugt, dass insbesondere in großen Unternehmen eine zentrale Koordinationsstelle hilft. Anforderungen können aus verschiedenen Richtungen über diverse Abteilungen definiert werden. Eine zentrale Stelle, die über alle Aktivitäten und Zuständigkeiten Auskunft gibt, kann hilfreich sein und verhindern, dass die eine Hand nicht weiß, was die andere tut.

Bei Lastschriften sind die Umstellungen vermutlich am dramatischsten. Wenn Ihr Kerngeschäft also bisher von Einzugsermächtigungen abhängig ist, insbesondere von Rateneinzügen, dann sollten sie schnellstmöglich die erforderlichen Umstellungen einplanen. Dazu gehört es festzustellen, ob Ihre Systemen und Prozesse für SEPA aktiv umzustellen sind und wann in Bezug auf Ihre  bestehenden Vorgänge der richtige Zeitpunkt dafür ist. Lassen sich die Kontoverbindungen all Ihrer Kunden problemlos umwandeln? Müssen Sie aktiv werden oder kann das Ihre Software automatisch? Müssen Sie Ihre Kunden künftig über Lastschrifteinzüge vorab informieren (Pre-Notification) und sind ihre Kundendaten ggf. für die Korrespondenz ausreichend?

Branchenverbände klären über das Thema auf und selbstverständlich auch die betreuenden Banken selbst. Auch Hersteller von Finanzsoftware sollten Auskunftsfähig sein. Prominente Vertreter wie bspw. DATEV informieren im Internet und bieten Unterstützung an. Unternehmen sollten sich vor allem zuerst an diese Einrichtungen wenden. Auch wenn im Internet mittlerweile zahlreiche Prüflisten kursieren, ist es wichtig, dass die Anforderungen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen genügen und für den branchenspezifischen Fall ausgerichtet sind.

Was sowohl kleine als auch große Unternehmen wissen sollten:

Der Online-Handel ist besonders von der SEPA-Umstellung betroffen. Das in Deutschland beliebte Zahlverfahren und die gern genutzte Einzugsermächtigung per Lastschrift ändern sich mit der SEPA-Lastschrift. Die Angaben Bankleitzahl und Kontonummer reichen nicht mehr aus. Das SEPA-Lastschriftmandat verlangt dann die schriftliche Unterschrift des Kunden, was im Internet nicht möglich ist.

Wie genau muss eine Mandatsverwaltung erfolgen? Firmen sind verpflichtet, Lastschriftmandate ihrer Kunden zu verwahren. Wenn eine Bank dazu auffordert, müssen sie ein Mandat vorlegen können. Neu ist auch, dass bei Einzugsaufträgen Mandatsinformationen wie Datum der Unterzeichnung, Gläubigerkennung (die von der Bundesbank vergeben wird) und eine eindeutige Mandatsreferenz anzugeben sind.

Was passiert mit laufenden Daueraufträgen? Daueraufträge für Lastschriften können beibehalten werden. Eine Neueinforderung ist nicht erforderlich. Das sah zu Beginn anders aus. Einige Zeit lang war nicht klar, ob Firmen für die von ihren Kunden eingereichten Einzugsermächtigungen Mandate erneut einfordern müssen. Erst seit Mitte letzten Jahres ist sichergestellt, dass bestehende Daueraufträge übernommen werden dürfen, ohne dass die Firmen umständlich Unterschriften bei ihren Kunden nochmals einholen müssen. Allerdings ändert sich der künftige Umgang dahingehend, dass Firmen fortan für Lastschriften die einzuziehenden Beträge vorankündigen müssen. Außerdem müssen Unternehmen ihre Kunden für bestehende Einzugsermächtigungen über die künftig gelten Mandatsreferenzen und Gläubigerkennungen informieren. Betroffen sind dabei vor allem Dauerlastschriften für Rateneinzüge, wie beispielsweise für Zeitungsabonnements oder Ratenzahlungen für Versicherungsbeiträge. Man muss hierbei allerdings zwischen Einzugsermächtigungen und Abbuchungsaufträgen unterscheiden. Die einen sind im Konsumentengeschäft üblich und erlauben Widersprüche, die anderen sind bei Firmenkunden üblich und immer verbindlich.

Bei Daueraufträgen für Überweisungen dürfte es noch einfacher sein. Hier weisen die Banken darauf hin, dass bestehende Aufträge weiterhin wirksam bleiben, ohne dass der Kunde aktiv werden muss.

Hersteller von Software sind über die Umstellungen informiert. Dennoch sollten sich Anwender über möglicherweise erforderliche Aktualisierungen informieren und sicherstellen, dass sie alle nötigen Softwarepakete installiert und aktualisiert haben.

Im zweiten Teil der SEPA-Reihe lesen Sie demnächst, was Konsumenten und Vereine/Institutionen bei der SEPA-Umstellung beachten müssen und wie wir die Zukunft des Zahlungsverkehrs sehen.

Wie fit sind Sie für SEPA? Welche Fragen haben Sie zum Thema? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Hans von Mühlen Hans von Mühlen ist Senior Consultant bei adesso. Er beschäftigt sich mit den Themen Banking, Requirements Engineering, Testing und Agile.
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Kommentare

Holger 11. März 2014 Website des Autors

Für die Umstellung hat jeder genug Zeit gehabt, egal ob Privatperson oder ein Unternehmen. Wenn man diese genutzt hat, dann konnte man sicherlich das ein oder andere Problem aus dem Weg gehen.

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