Ein Raum sagt mehr als tausend Worte – IT-Projekte im Interaction Room koordinieren

2. Oktober 2013Prof. Dr. Volker Gruhn

Ein paar schnelle Striche auf einer Serviette, ein Diagramm auf einem Blatt, eine Skizze auf einer Tafel: Am Anfang vieler Ideen steht ein Bild. Soll etwas erläutert werden, greifen Menschen geradezu selbstverständlich zu Stift und Papier. Diese klare Sicht auf Themen und Zusammenhänge geht im Laufe eines Projektes häufig verloren.

Gerade wenn IT- und Fachabteilungen zusammenarbeiten, um gemeinsam neue Software zu entwickeln, verlieren sich die Beteiligten in Details. Statt Anforderungen und Funktionen zu diskutieren, drehen sich die Gespräche schnell um Server-Landschaften und Programmiersprachen. Die technischen Feinheiten sind für die Fachabteilungen kaum nachzuvollziehen; es droht eine Dominanz der IT-Themen. Dabei ist es gerade bei der Entwicklung neuer Software entscheidend, die Fachexperten und späteren Anwender in den Prozess einzubinden. Mit dem Interaction Room hat adesso genau für diesen Zweck ein Projektwerkzeug entwickelt. Eine einfache Symbolik, kombiniert mit einigen wenigen Spielregeln, sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihr Augenmerk auf die zentralen Themen und den Projektfortschritt legen können.

Die vielleicht größte Überraschung beim Einsatz des Interaction Rooms: Es handelt sich wirklich um einen Raum. Ein echter Ort, an dem das Projektteam regelmäßig zusammenkommt. Die zweite Auffälligkeit: Mit Whiteboards, Pinnwänden und Klebesymbolen werden klassische Instrumente eingesetzt, um technische Fragen zu beantworten.

Den Wänden dieses Raumes kommt eine tragende Rolle zu. Auf ihnen werden Geschäftsmodelle, offene Punkte oder der Projektfortschritt für alle Beteiligten gut sichtbar und verständlich dokumentiert. Die Projektmitglieder sehen in dem Raum, was sonst nur schwer zu fassen ist: die Abhängigkeiten zwischen Prozessen, Daten und Anwendungslandschaften. Und weil Wände, im Gegensatz zu elektronischen Dokumenten, endlich sind, zwingt dieser Aufbau dazu, sich auf wesentliche Aspekte zu konzentrieren.

Abbildung: Das Visualisieren von Prozessen im Interaction Room

Jede der vier Wände steht für einen Teil des Gesamtprojektes. In der Praxis hat sich folgender Aufbau bewährt:

  • Prozesswand: Auf ihr werden die Geschäftsmodelle beschrieben, die durch das neue Softwaresystem unterstützt werden sollen
  • Objektwand: Hier werden fachliche Objektmodelle notiert
  • Statuswand: Sie dient zum Protokollieren des Projektfortschritts
  • Integrationswand: Auf dieser Wand wird beschrieben, welche existierenden Softwaresysteme mit dem zu erstellenden System integriert werden müssen

Am Beispiel des gemeinsamen Modellierens von Geschäftsprozessen lässt sich zeigen, wie im Interaction Room gearbeitet wird. Mithilfe sogenannter Annotationen – Wertsymbole – systematisiert und bewertet das Projektteam die erfassten Prozesse. Dazu befestigte jeder Teilnehmer beliebig viele Symbolaufkleber, die seiner Meinung nach den Prozess charakterisieren, auf dem Modell. Anschließend werden die Ergebnisse diskutiert. Falls Meinungen an einigen Stellen auseinandergehen, wird die Abstimmung an sogenannte Breakout-Sessions delegiert. Im Laufe des fortschreitenden Projektes kristallisierten sich so die Elemente des Gesamtprozesses heraus, die unkritisch sind und solche, die einer genaueren Prüfung bedurften. 

In einem finalen Durchgang bewertet jeder Teilnehmer des Interaction Rooms, zu welchen Sachverhalten – dargestellt als Aktivitäten von Prozessmodellen – noch zu wenig Wissen im Team verfügbar ist. Sie kennzeichnen die entsprechenden Aktivitäten mit Symbolen. Anschließend wird erarbeitet, welche Maßnahmen nötig sind, um diese Defizite auszugleichen.

Soviel zu den Grundlagen der Arbeit im und mit dem Interaction Room. In weiteren Artikeln werden Aspekte des Konzeptes genauer betrachtet. Beispielsweise die Rolle des Moderators oder der genaue Aufbau der Projektwände. Auch wenn es dann im Detail einige Spielregeln zu beachten gilt, bleibt der Interaction Room seiner Grundidee treu: Er verzichtet weitgehend auf methodischen Ballast bei der Projektarbeit. Mit seiner Hilfe können alle Beteiligten ihr Wissen in das Projekt einbringen. Fast so intuitiv wie mit einem Bleistift auf der Rückseite einer Serviette.

Können Sie sich vorstellen, ihr Projekt mit einem Interaction Room durchzuführen? Was halten Sie von unserer Methode, die Fach- und IT-Abteilung durch diesen physikalischen Raum mit seinen verschiedenen Aktionswänden näher zusammenzubringen? Teilen Sie uns Ihre Meinung mit und stellen Sie Ihre Fragen.

Prof. Dr. Volker Gruhn Prof. Dr. Volker Gruhn gründete 1997 adesso mit und ist heute Vorsitzender des Aufsichtsrats.
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Kommentare

Joerg Grave 2. Oktober 2013 Website des Autors

Sehr guter Beitrag – sehr guter Ansatz die Projektarbeit zu simplifizieren, welches dringend geboten ist um eine effektive Zusammenarbeit im gesamten Projektteam zu ermöglichen / zu gewährleisten. Hier helfen keine komplexen Tools – und eine ausgefeilte IT- Unterstützung mit diversen Tools ist wenig hilfreich – und nicht der Erfolgsfaktor an den viele Glauben.
Ein örtliches Zusammenbringen, eine Methodik der jedes Projektmitglied folgen kann und eine höchstmögliche Transparenz für alle Beteiligten und Betroffenen – unterstützt der Projektraum meines Erachtens sehr wohl.

Danke für die Idee – ich werde es in einem der kommenden Projekte ausprobieren.

Beste Grüße
Joerg Grave
Leiter Projektmanagement Apetito AG

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