Der Interaction Room zum Anfassen

21. Mai 2015Daniela Steins und Stefanie Griebe

Den Interaction Room (IR) in der Praxis konnten Ende April einige interessierte Fachjournalisten bei adesso erleben. Der IR ist sowohl Methode als auch physikalischer Raum – beides zusammen macht ihn zu einem starken Instrument, um Fach- und IT-Experten in Softwareprojekten besser miteinander reden zu lassen. Erreicht wird dies durch eine intuitive Art, gemeinsam Schwerpunkte des Projekts zu visualisieren.

Um den IR kennenzulernen, bieten wir zusammen mit paluno Workshops an, in denen die Teilnehmer kritische Projektaspekte erkennen, diskutieren und verstehen lernen. So entstehen gemeinsam erarbeitete Modellskizzen auf White- oder Smartboards, die verschiedene Sichten auf ein Projekt zeigen.

Im Rahmen unseres Fachpresse-Events haben wir den anwesenden Journalisten das IR-Workshop-Konzept vorgestellt. In dem installierten Interaction Room in unserer Dortmunder Unternehmenszentrale hatten die Teilnehmer ausgiebig Gelegenheit, die Methoden selbst auszuprobieren, Fragen zu stellen und Hintergründe zu erfragen.

Agilität zähmen

Hierfür hatten wir die „Väter“ des IR zu Gast: Unseren Aufsichtsratsvorsitzenden und Inhaber des Lehrstuhls für Software Engineering, insbesondere mobile Anwendungen, an der Universität Duisburg-Essen Prof. Dr. Volker Gruhn, und den Geschäftsführer der Interaction Room GmbH Simon Grapenthin. Die beiden demonstrierten eindrücklich, wie man mit der IR-Methode Agilität zähmen kann, um Digitalisierungsprozesse systematisch zu begleiten. Gerade im Hinblick auf zunehmende Digitalisierung kann der Interaction Room die Umsetzung der Herausforderungen, die heute und zukünftig auf Unternehmen zukommen, optimal unterstützen.

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So komplex die Softwareprojekte auch sein mögen, das berühmte Dreieck aus „Zeit, Budget und Qualität“ läuft mithilfe von gezähmter Agilität im IR nicht so schnell aus dem Ruder. Denn der pragmatische Modellierungsansatz des IR verzichtet bewusst zugunsten von Rationalität, Fokussierung, interdisziplinärer Verständlichkeit und Problemangemessenheit auf syntaktische Korrektheit, Konsistenz und Vollständigkeit. Er dient einer Orientierung über die Ziele, Abhängigkeiten und die Fortschritte des Projektes und hebt frühzeitig Komplexitäts- und Risikotreiber hervor.

Im Interaction Room werden keine vollständigen Spezifikationen erstellt, jedoch gelingt es, durch die verschiedenen Blickwinkel auf das Projekt (Prozesslandkarte, Objektlandkarte, Interaktionslandkarte, Integrationslandkarte und Backlog), detaillierte Spezifikationen in den Gesamtzusammenhang einzuordnen.

Die „Befüllung“ eines Interaction Room – also das gemeinsame Erarbeiten von Modellen, um einen Überblick über das Projekt zu gewinnen, frühzeitig Wert-, Komplexitäts- und Risikotreiber zu identifizieren und unter allen Stakeholdern ein gemeinsames Projektverständnis zu schaffen  – wird in dem Workshop an die jeweiligen Erfordernisse des Projektes angepasst.

Methodisch begleiten zwei IR-Coaches einen Workshop (ein Methoden- und ein Fachexperte). Der Methodenexperte moderiert und leitet den Workshop, er sorgt für eine offene Kommunikationsatmosphäre, in der es für alle Stakeholder möglich ist, sich frei zu äußern. Die Teilnehmer eines Interaction-Room-Workshops sollten kommunikationsfähig, kompetent, aber nicht zu dominant sein, um dem Diskussionserfolg nicht im Weg zu stehen. Der Fachexperte stellt kritische fachliche Fragen, achtet auf die Wahrung eines angemessenen Abstraktionsniveaus und protokolliert die Erkenntnisse.

Oft erlebt man die Situation in Projektbesprechungen und Workshops, dass stets die gleichen, gut bekannten und verstandenen Teile des Projekts immer wieder besprochen werden. Im IR wird die Aufmerksamkeit von den gut verstandenen Aspekten, hin zu sonst unsichtbaren, impliziten und übersehenen Aspekten verschoben. Dies gelingt, indem nach der Erarbeitung der Modelle diese von allen Stakeholdern annotiert werden.

Symbole, die zur Identifikation von Werten, Aufwänden und Risiken dienen, werden dazu in einem iterativen Prozess von jedem Stakeholder in den Modellen auf den Whiteboards platziert. Dabei wird aus einem Set von insgesamt 25 Annotationen eine Auswahl nach Projekt und verwendeten Landkarten durch die IR-Coaches getroffen und in mehreren Runden jeweils ca. fünf Aspekte durch Annotationen betrachtet. Nach der Platzierung begründet jeder Stakeholder seine Einschätzungen und in der Diskussion werden Doppelungen eliminiert und dokumentiert.

Im Anschluss werden Arbeitsgruppen zur weiteren Detailanalyse identifiziert und an diese delegiert. Den Abschluss bilden zwei separate Annotationsrunden, um die Ungewissheit und Projektrelevanz zu fokussieren. Ungewissheit bedeutet: Der Stakeholder kann beispielsweise den fachlichen Hintergrund oder die technische Machbarkeit des Elements nicht beurteilen. Jeder Teilnehmer muss min. eine Ungewissheitsannotation platzieren. Im Anschluss wird darüber diskutiert und ggf. Ungewissheiten aufgelöst. Eine Ungewissheit gilt als aufgelöst, sobald ein Wissensträger im Team identifiziert ist.

Gemeinsames Verständnis schaffen

Wie die praktische Arbeit im IR aussieht, erläuterte den Teilnehmern des Presse-Events Kai Völker, Mitglied der Vorstände bei den Barmenia Versicherungen. Bei Barmenia haben wir gemeinsam mit den Versicherungsexperten bereits einige Projekte mit dem IR unterstützt. Der IR hat den Mitarbeitern neue Wege in der Durchführung agiler Projekte aufgezeigt und gilt mittlerweile im Unternehmen als bewährte Methode.

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Wie sich das „anfühlt“ sollten die Journalisten nun selbst erfahren. Deshalb führte Simon Grapenthin mit den Journalisten einen kleinen IR-Workshop durch. Er kreierte einen Beispielprozess, – in dem Fall die Abrechnung von Reisekosten – der im Rahmen des Projekts neu aufgesetzt werden sollte. Die Fachpresse hatte so die Möglichkeit, sich mit den Landkarten und Annotationen auseinanderzusetzen, die Systematik zu verstehen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie man mithilfe der Symbole und der gemeinsam getroffenen Entscheidungen zu relevanten und für alle verständlichen Aufwänden und Abläufen kommt.

Das interdisziplinäre Teilnehmerfeld in einem IR erlaubt eine multiperspektivische Einschätzung des Projektes. In strukturierter Art und Weise werden fehlende Informationen explizit gekennzeichnet und nachgelagerten Diskussionen über das Verständnis des Projektes durch aktive Teilnahme aller Stakeholder in allen Phasen des Workshops entgegengearbeitet.

Durch eine offene Kommunikation, intuitive und pragmatische Modellierung und Visualisierung von Werten, Aufwänden und Risiken mithilfe der Annotationen, ist ein gemeinsames Verständnis des Projektes über Fachabteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg möglich. Dieser Quintessenz konnten sich auch die Journalisten am Ende des Tages anschließen.

Habt ihr Fragen zum Interaction Room oder zu den Workshops?  Könnt ihr euch die Arbeit damit vorstellen? Wir freuen uns auf eure Meinungen und Kommentare.

Daniela Steins und Stefanie Griebe Daniela Steins und Stefanie Griebe Daniela Steins ist PR- und Social Media Managerin bei adesso. Stefanie Griebe ist wissenschaftliche Mitarbeiterin am paluno - The Ruhr Institute for Software Technology der Universität Duisburg-Essen.
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