Cloud-Migration zu Office 365: Warum lohnt sich ein Wechsel? – Teil 1

6. Februar 2014Dirk Schäfer

Mit Office 365 bietet Microsoft Unternehmen eine Cloud-Lösung an, die Funktionen, die weit über einfache E-Mail-Server-Verwaltung hinausgehen, zur Verfügung stellt. Dieser Leitfaden gibt Anwendern einen Überblick über die notwendigen Schritte zur Migration in eine Exchange 2010/2013/Office-365-Hybridlösung. Sie stellt unter den Migrationsalternativen aufgrund ihrer Flexibilität derzeit den „Königsweg“ dar und wird vor allem von mittelständischen und großen Unternehmen gewählt. Im ersten Teil dieses Leitfadens erläutere ich Ihnen, welche Vorteile ein Wechsel bringt und gehe auf die Komponenten und Lizenzmodelle sowie das Thema Sicherheit und Datenschutz ein.

Ein starkes Argument für einen Wechsel zu Office 365 ist die Verbindung der Microsoft-Office-Umgebung, an die ein Großteil der Mitarbeiter in ihrer alltäglichen Arbeit gewöhnt sind, mit der Leistungsstärke von Cloud Services. Der Endnutzer kann von fast jedem Standpunkt aus auf Dokumente, Kontakte und Kalender zugreifen. Auf Anwenderseite führt diese Verbindung zu einem Produktivitätsanstieg. „Für Unternehmen ergeben sich gehörige Einsparpotenziale sowie eine Reduktion der Komplexität,“ schätzt Gerd Herbertz, der bei uns unter anderem den Bereich Microsoft Cloud Migration verantwortet, die Möglichkeiten von Office 365 ein.
Die IT-Berater bei adesso werden des Öfteren mit Bedenken konfrontiert, die Kunden bezüglich der Migration haben. Noch immer schrillen bei einigen Administratoren beim Begriff „Cloud“ die Alarmglocken, denn eine Auslagerung wird häufig mit einem Kontrollverlust in Bezug auf die Sicherheit und die Verfügbarkeit der Services gleichgesetzt. Microsoft legt jedoch sehr viel Wert auf die Sicherheit der Anwendung und hat hier auch höhere Kapazitäten als manches Kleinunternehmen. Office 365 bietet also unternehmenstaugliche Sicherheit. Viele Unternehmen bedenken zudem nicht, dass auch in der eigenen Anlage mal ein Server ausfallen kann. Microsoft garantiert eine 99,9-prozentige Verfügbarkeit der Services und im Normalfall sollte es auch nicht zu einer Störung kommen. adesso analysiert die spezifischen Bedürfnisse eines jeden Unternehmens und geht individuell auf diese ein. Daher können wir im Beratungsprozess dem Kunden auch explizit die Vorteile, etwa bei der Sicherheit oder der Nutzung von Produktivitätssteigerungen, vermitteln.

Umfang: Komponenten, Festinstallationen, Sky Drive Pro

Mit Office 365 stellt Microsoft alle Anwendungen des Office-2013-Pakets online zur Verfügung und hält zusätzlich die Server-Infrastruktur von Exchange Online (50 GB Postfach je Anwender), SharePoint Online und Lync Online in seinen eigenen Rechenzentren bereit. Endkunden nutzen so den Vorteil, die Hardware-Infrastruktur nicht selbst stellen und warten zu müssen. Weiterhin stehen jedem Anwender bis zu 25 GB Speicherplatz in SkyDrive Pro (Onlinedateispeicher für geschäftliche Zwecke) zur Verfügung, die er für Dokumente und zur Zusammenarbeit mit Kollegen nutzen und mit seinem lokalen System synchronisieren kann. Je nach Lizenzierungsmodell ist zusätzlich eine Desktop-Version von Office 2013 enthalten.

Lizenzmodelle, Lieferumfang

Die Lizenzierungsmodelle für Office richten sich nach der Anzahl der Benutzer und auch nach der Größe des Unternehmens. Microsoft untereilt die verschiedenen Modelle in drei Kategorien:

 

adesso_Office 365_kleine UnternehmenOffice Small Business ist für Privatpersonen und kleine Unternehmen mit bis zu 25 Usern gedacht und bietet in der Premiumversion die Desktop-Versionen der Office-Suite.

 

adesso_Office 365_mittelständische Unternehmen Office 365 richtet sich an größere Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitern.

 adesso_Office 365_große UnternehmenUnternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern können zwischen den verschiedenen  Lizenzierungsmodellen der Enterprise Business Plans wählen.

 

Privatnutzer und kleine Unternehmen erhalten ab 10 Euro pro Monat zusätzlich die Desktop-Version von Office 2010 Professionell, für große Unternehmen stehen diese ab 19 Euro pro Monat zur Verfügung.

Microsoft bietet robuste Sicherheit und eine Vereinbarung zum Servicelevel mit einer garantierten Betriebszeit von 99,9 Prozent.

 

Sicherheit und Datenschutz: Persönliche Haftung, ISO, Rechtsberatung

 

Datenschutz

Mit Office 365 nimmt Microsoft eine führende Rolle als Cloud-Anbieter für Transparenz, Vertrauen und Zertifizierung ein: Als erster und derzeit einziger Public Cloud Service bietet Office 365 jedem Kunden die Standardvertragsklauseln der europäischen Union (EU Model Clauses) an. Zusätzlich regelt eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung den Datenschutz, die Sicherheit und die Handhabung von Kundendaten und stellt so sicher, dass alle lokalen Vorschriften eingehalten werden können. Mit diesen Vereinbarungen haben Geschäftsführer oder Vorstände, ihre rechtlichen Pflichten und Verantwortungen erfüllt.

 

Office 365 Trust Center

Das Office 365 Trust Center steht für Klarheit und Transparenz: Antworten zu einer breit gefassten Reihe von Sicherheits- und Datenschutzfragen geben Aufschluss darüber, wo sich Ihre Daten befinden, wer Zugang dazu hat und wie sich Microsoft für den Schutz Ihrer Daten einsetzt. So erfüllt Office 365 unter anderem die strengen physischen Prozess- und Verwaltungskontrollen von ISO 27001 – einem der weltweit besten Sicherheitsvergleichstests.

 

Rechtliche Situation

Eine kompakte Erläuterung der rechtlichen Situation befindet sich in diesem Webseminar:

 http://also.adobeconnect.com/p249a8igumy/

Im zweiten Teil zu den Features und Vorteilen von Office 365 gebe ich Ihnen nächste Woche einen Einblick in die Bereiche Releases, Verfügbarkeit und On-/Offline-Möglichkeiten. Außerdem stelle ich Ihnen ein Beispiel für die Konfiguration und den Go-Live einer Hybridlösung vor, um abschließend aus unserer Sicht zu bewerten, für wen sich die Migration zu Office 365 lohnt.

Haben Sie zu den bis hierher erläuterten Möglichkeiten der Microsoft-Cloud-Lösung Fragen, Bedenken oder Meinungen? Lassen Sie uns gemeinsam diskutieren.

Dirk Schäfer Dirk Schäfer koordiniert als Head of Mobile Activities, Strategy & Portfolio die Enterprise-Mobility-Aktivitäten von adesso.
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