Effektive Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und IT

29. Oktober 2015Joachim Schaefer

Im Juni fand in Berlin bereits zum dritten Mal eines der wichtigsten Foren für Staat und Verwaltung, der Zukunftskongress, statt. Unter der Schirmherrschaft von Bundesinnenminister Dr. Thomas de Maizière traf sich das Who-is-Who von Verwaltung und IT im Kongresszentrum in der Nähe zum Alexanderplatz.

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Gemeinsam mit meinen Kollegen Simon Grapenthin, Uwe Sander und Thomas Loerzer haben wir adesso mit einem eigenen Stand für die LOB Public vertreten.

Im Best-Practice-Dialog präsentierten Simon und ich den interessierten Teilnehmern eine effiziente Vorgehensweise bei der Zusammenarbeit von Verwaltung und IT. Hier ein kleiner Auszug:

 

 

Das im Koalitionsvertrag verabschiedete Programm und die Zeitplanung zur Umsetzung der „Digitalen Verwaltung 2020“ stellt die Öffentliche Verwaltung in den kommenden Jahren vor große Herausforderungen. Komplexe und strategische IT-Vorhaben, wie beispielsweise die Einführung der E-Akte, erfordern eine zielführende Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und IT.

Die Effizienz der Zusammenarbeit ist dabei der Schlüssel für erfolgreiche Projekte, die auf ganz unterschiedlichen Ebenen angesiedelt sind und organisationsübergreifend auf Bundesebene in den Ministerien und Behörden zusammenwirken.

Die Strategie der „Digitalen Verwaltung“ ist daher einerseits richtungsweisender Natur; andererseits mündet deren Umsetzung auf operativer Ebene in zahlreichen Projekten unter Berücksichtigung einer Vielzahl von organisatorisch Beteiligten.

Die Projekte selbst bereiten den Weg für eine erfolgreiche Umsetzung. Deren Umfang und Komplexität sind oftmals hoch. An der Schnittstelle zwischen Verwaltung und IT finden die Beteiligten schließlich auf Grundlage umfangreicher Ausschreibungen in Beratungsprojekten, Werk-/Festpreisprojekten oder Dienstleistungsverträgen zueinander.

In den Projekten konzentrieren sich so alle erfolgsrelevanten Aspekte der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und IT.

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Die Ebenen und Rollen der Zusammenarbeit gelten dabei für ganz unterschiedliche Projektarten der Verwaltung. Hier finden sich neben großen Beratungsprojekten auch Werk-Festpreisprojekte oder Dienstleistungen. Diese stehen oftmals miteinander in Wechselwirkung, weil aus der strategischen Beratung gewöhnlich die Beauftragung zur konkreten Umsetzung resultiert.

 

Strategie, Organisation und Projekte erfordern eine zeitgemäße, methodische Kooperation zwischen Verwaltung und IT auf ganz unterschiedlichen Ebenen – mit unterschiedlichen Stakeholdern, Sichten und letzten Endes auch Interessen.

Warum Projekte scheitern

Z3ur Steuerung dieser Komplexität bedient sich die Öffentliche Verwaltung eines methodischen Vorgehensmodells, das den Rahmen für die Strategie, Organisation und Projekte vorgibt: das V-Modell XT. Das V-Modell ist jedoch seit je her ein vorwiegend deterministisch geprägtes Vorgehen, das von einer umfänglichen Vorausplanung der jeweiligen Vorhaben ausgeht. Es ist nicht für jedes Projekt gleichermaßen gut geeignet.

Projekte scheitern häufig, weil sie im komplexen Spannungsfeld zwischen Strategie, Umsetzung und den organisatorisch Beteiligten nicht effektiv und in einer gemeinsamen Sprache nach den tatsächlichen Bedürfnissen angegangen werden. Häufige Folgen sind

  • unrealistische Planung – starres, deterministisches Vorgehen
  • viele Beteiligte – verschiedene Sichten und unterschiedliches Verständnis
  • mangelnde Abstimmung und fehlerhafte Kommunikation
  • unklare oder ändernde Anforderungen/Rahmenbedingungen
  • zu hoher Leistungsumfang und zu hohe Komplexität

Um aktuelle Strömungen in der IT aufzugreifen, wird das etwa 20 Jahre alte Vorgehensmodell in unregelmäßigen Abständen an aktuelle Gegebenheiten der technologischen Entwicklung angepasst. So wurde das klassische V-Modell bereits vor geraumer Zeit um das sogenannte eXtreme Tailoring (XT) ergänzt.

Dieses liefert eine methodische Schnittstelle, um die Integration agiler Methoden, die häufig einen sehr viel pragmatischeren Ansatz für komplexe Vorhaben vorsehen, zu ermöglichen. Pragmatischer deshalb, weil anspruchsvolle, langjährige Strategie- oder Umsetzungsprojekte in der Regel nicht ganzheitlich im Voraus geplant werden können und einer hohen Änderungsdynamik unterliegen.

Genau darin liegt einer der Gründe, warum anspruchsvolle IT-Vorhaben oft nicht den anfangs gesteckten Erwartungen entsprechen und zeitlich oder budgetseitig aus dem Ruder laufen: Sie haben einerseits von Beginn an keine ganzheitliche Betrachtung der Projektebenen und Beteiligten berücksichtigt; und zweitens wurden diese, aus dem ersten Schritt resultierend, nicht zielführend auf das Projekt umgelegt.

Wir haben dieses Problem in Zusammenarbeit mit dem Paluno-Institut aufgegriffen und uns zunächst mit der Frage beschäftigt, aus welchen Gründen Projekte scheitern und welche Möglichkeiten existieren, diesen mit einer zielführenden Methode zu begegnen.

Agile Methoden mit klassischen Vorgehensweisen im „Interaction Room“ kombinieren

Der von adesso konzipierte Interaction-Room-Ansatz ist auf eine lösungsorientierte, pragmatische Zusammenführung des V‑Modell XT mit agilen Ansätzen ausgerichtet. Dadurch werden die methodischen Grundlagen geschaffen, um komplexen Gesamtvorhaben flexibel begegnen zu können und bedarfsweise an den Projektverlauf anzupassen bzw. zu konkretisieren.

Der Interaction Room ist dabei das zentrale Elem4ent in der Verschmelzung von V‑Modell XT mit der agilen Diktion. Als physischer Raum steht er dauerhaft als Katalysator für die Erkennung, Diskussion und das Verständnis kritischer Projektaspekte.

Er bietet der Öffentlichen Verwaltung eine zeitgemäße methodische Grundlage, um strategisch anspruchsvolle Vorhaben und Projekte zum Erfolg zu führen. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit der IT, dauerhaft abgestimmt und transparent, und im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen.

Wenn Sie dieses Thema interessiert und Sie weitere Informationen zum Vortrag erhalten möchte, dann kontaktieren Sie Joachim Schäfer oder Simon Grapenthin – oder hinterlassen Sie uns einen Kommentar, wir freuen uns auf Sie!

Interessante Einblicke und Impressionen zum Zukunftskongress erhalten Sie unter www.zukunftskongress.info/de/content/impressionen-2015.

Joachim Schaefer Joachim Schaefer ist als Management Consultant in der LOB Public bei adesso tätig. Zu seinen Aufgabenschwerpunkten zählen insbesondere die Projektsteuerung, Methodik und Konzeption von komplexen SW-Entwicklungs- und Beratungsprojekten im Kundenumfeld der Öffentliche Verwaltung.
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