BI Reporting & Ad-Hoc: Über die Darstellungsform der Informationen

28. Februar 2013Thilo Odenkirchen

Aus Daten entstehen Informationen und aus Informationen entsteht Wissen – so lautet das idealtypische Ziel der Business Intelligence (BI). Dafür müssen die zugrundeliegenden Daten aus operativen Systemen im Data Warehouse so aufbereitet und berechnet werden, dass sie dem Anwender möglichst effektiv und im benötigten Funktionsumfang zur Verfügung stehen. Massendaten, nicht selten Big Data, werden in diesen Aufbereitungsprozess zu handhabbaren Informationen für die Fachbereiche veredelt. Diese Informationen gilt es möglichst effektiv dem Anwender zu vermitteln und den benötigten Funktionsumfang der Darstellungskomponente wie z.B. das Navigieren in den Daten zur Verfügung zu stellen. In der BI spricht man hier von der sogenannten Visualisierungsschicht oder auch Präsentationsschicht der Data Warehouse Schichtenarchitektur.

Eine typische Data Warehouse Schichtenarchitektur sieht wie folgt aus (rot markiert die Visualisierungs- bzw. Präsentationsschicht):

Die für eine Visualisierung in Betracht kommenden Tools lassen sich grob in drei Bereiche unterteilen:

Standard Reports

Diese Variante ist mit früheren Listenausdrucken in etwa zu vergleichen. Häufig werden Reports in Form von PDF oder Browser-Seiten (HTML) ausgegeben. Die Reports werden in der Regel in periodischen Zeitspannen ausgeführt (scheduling) und sind in ihrer Form einmalig fest definiert und formatiert. Sie besitzen somit über die Zeit betrachtet immer einen identischen Aufbau und können einfach miteinander verglichen werden. Im Normalfall bietet diese Variante nur eine eingeschränkte Analysemöglichkeit der Daten. Aufgrund des festen Aufbaus und den immer gleichbleibende Strukturen bieten Standard Reports aber den Vorteil einer einfachen Archivierung. Es ist somit möglich, einzelne Auswertungsstände einzufrieren und eine Historie der Report aufzubauen. Eine erneute Berechnung ist dann nicht mehr nötig, da die eigentliche Auswertung im finalen Stand aufbewahrt wird.

Dashboards / Scorecards / Ampelsysteme / Management Cockpits

In diese Kategorie reihen sich verschiedene Arten von Anzeigesystemen ein. Allen dieser Systeme ist gemeinsam, dass es sich um eine sehr aggregierte Darstellung der Daten handelt. Die Daten sind soweit verdichtet bzw. auf hoher Ebene berechnet, dass eine sehr übersichtliche Darstellung der Daten ermöglicht wird. Weder als Analysewerkzeug noch als Standard Reporting sind diese Systeme geeignet, allerdings lassen sich hierbei die wichtigsten Unternehmenskennzahlen in einer Übersicht oder grafischen Aufbereitung schnell finden und vergleichen: Zielgruppe Management, schneller Überblick über Kennzahlen, in der Regel Vergleiche Plan/Ist.

Analysewerkzeuge (Ad-Hoc)

Im Bereich der Ad-Hoc-Analyse kommen häufig Systeme wie OLAP (OnLine Analytical Processing) zum Einsatz. Hierbei handelt es sich um sogenannte Würfel (Cubes), die ein leichtes Navigieren mittels Funktionen wie Drill-down (verfeinern), Drill-up (Verdichten) oder gar Drill-Through (Springen in andere Themengebiete) der Daten anhand festgelegter Kriterien ermöglichen. Entgegen einem normalen Würfel der drei Dimensionen (Länge, Breite und Tiefe) enthält, sind in der Regel bei einem Würfel in der BI viel mehr Dimensionen anhand der benötigten Kriterien modelliert. Jede Dimension enthält häufig sogar mehrere Ebenen (Level) wie z.B. (Zeit – Jahr – Monat – Tag – Stunde usw.), die eine Verfeinerung oder Verdichtung ermöglichen. Ein Würfel kann somit sehr komplex werden und beim vollständigen Ausschöpfen aller Analysemöglichkeiten durch das Navigieren in den Daten können ggf. Schwierigkeiten bei der Interpretation der erhaltenen Informationen auftreten. Ein Würfel eignet sich also nur bedingt für Reporting-Funktionen. Für Business Analysten stellen Würfel allerdings ein sehr interessantes Werkzeug dar, um möglichst zeitnah einzelne spezifische Fragestellungen (Business Questions) zu beantworten.

Vereinzelt kommt es in der Ad-Hoc-Analyse allerdings auch vor, dass Daten nicht in den OLAP Cubes (Visualisierungsschicht) oder in der im DWH-Schichtenmodell darunterliegenden Data-Mart-Schicht vorliegen und es dem Business Analysten somit unmöglich macht, die Frage zu beantworten. In so einer Situation wird häufig der sogenannte Sandbox-Ansatz verfolgt, bei dem für einen begrenzten Zeitraum Datenabzüge (in der Regel 1:1 Kopien) verschiedener Entitäten aus dem Foundation/Core Layer eines Data Warehouse abgezogen und persistent für diese Ad-Hoc-Analyse bereitgestellt werden. Da die Regelverarbeitung innerhalb des Data Warehouse hierbei umgangen wird, gilt es aber dennoch, die Anforderungen des Datenschutzes in Bezug auf Pseudonymisierung bzw. Anonymisierung zu erfüllen.

Für alle oben beschriebenen Visualisierungsformen ist zu beachten, dass sich mit den einzelnen Fachbereichen eines Unternehmens auf eine einheitliche Definition und einen einheitlichen Sprachgebrauch abzustimmen ist. Mit technischen Attributnamen können Fachbereiche häufig wenig anfangen. Auch eine falsche Interpretation der Daten bei z.B. Benutzung nicht aussagekräftiger Abkürzungen für Kennzahlen unterschiedlichster Definitionen könnte gerade in der Visualisierungsschicht fatale Folgen haben. Damit Probleme im Verständnis der Informationen möglichst vermieden werden, sollte hierzu mit den Fachbereichen ein Katalog/fachliches Datenmodell mitsamt Beschreibungen eines jeden Fragments erstellt und abgestimmt werden.

Bei der Auswahl der entsprechenden Visualisierungsart und letztendlich beim Einsatz des entsprechenden Tools sollte die Interpretation der Daten für den entsprechenden Anwendungszweck im Fokus stehen. Die Mitarbeiter des Competence Center Business Intelligence & Performance Management von adesso haben hier umfangreiche Erfahrung vorzuweisen und unterstützen Sie gerne bei der Realisierung Ihrer Vorhaben.

Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zum Thema BI Reporting & Ad-Hoc? Ich freue mich über Ihre Rückmeldung.

Thilo Odenkirchen Thilo Odenkirchen ist Senior Consultant und BI-Experte im Competence Center Business Intelligence bei adesso. Er beschäftigt sich seit 1995 mit den Themen Business Intelligence & DWH. Seine Schwerpunkte liegen in der fachlichen Konzeption, Qualitätssicherung und Umsetzung von großen BI-Lösungen.
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